Gestión de Procesos
Gestión de Procesos

La gestión de procesos constituye actualmente la orientación metodológica más potente para la mejora de las administraciones públicas. Ello se debe a varias razones; desde la configuración de las estructuras organizativas, hasta la complejidad de los circuitos de los distintos procedimientos administrativos. Sin olvidar las características de organizaciones significativamente burocratizadas.

Este potencial de mejora viene dado también por el déficit de esfuerzos de mejora y racionalización de los procedimientos en organizaciones que, básicamente, prestan servicios.

El Potencial de la Gestión de Procesos

La Gestión de Procesos posee un potencial enorme para las Administraciones. Ello es debido a la cantidad y variedad de procesos de trabajo que pueden encontrarse en cualquier tipo de administración. A lo que tampoco es ajena la presencia de procedimientos jurídicos, de obligada aplicación en función de la legislación y normativa vigente.

Por otra parte, las administraciones suelen contar con una estructura rígida. Generalmente con un número elevado de niveles, donde los procesos fluyen a través de una organización compleja; dicha complejidad dificulta la coordinación, la delimitación de responsabilidades y de objetivos y el logro de resultados.

La Gestión de Procesos supera las limitaciones de una organización estructurada sobre la división funcional del trabajo.

De otro lado, el efecto que la gestión de procesos produce en las personas, inciden en la mejora de su motivación. Ello viene dado por introducir más variedad en las tareas y mayor identidad con las actividades y sus resultados. También a la posibilidad de obtener retroalimentación objetiva e inmediata; así como la oportunidad de trabajar en equipo y desarrollar proyectos fundamentados en la mejora continua.

La cualidad de procesos administrativos, además, da la posibilidad de aplicar las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). De esta manera se producen cambios, a veces espectaculares, en los enfoques de gestión. Al mismo tiempo que se  acerca la administración al ciudadano, se reducen plazos, se incrementa la calidad, se ahorran costes y se gana en eficacia.  

Nuestra metodología en Rediseño y Mejora de Procesos

Sintéticamente, la metodología de gestión de procesos que aplicamos se traduce en:

 

  • Identificación de los servicios prestados por la institución objeto de la actuación de Gestión de Procesos.
  • Confección del Mapa de Procesos, identificando y clasificando estos en: estratégicos, clave y de soporte.
  • Caracterización de los flujos de trabajo y consiguiente diagramación y modelado de los procesos implicados en el proyecto.
  • Rediseño y mejora de procesos. En consecuencia, mejoramos su calidad, eficacia y eficiencia, reduciendo plazos y costes.
  • Documentación de los procesos de trabajo, mediante un Manual de Procesos.
  • Realización del Sistema de Indicadores de Procesos, necesario para su mejora continua.
  • Organización para la gestión de procesos. Estableciendo los equipos de mejora de procesos necesarios y capacitando a sus componentes. En esa línea, proponemos  un esquema que defina la estructura, responsabilidades, actividades, recursos y procedimientos. Todo ello orientado a mantener la gestión de procesos en el futuro.
  • Análisis y mejora de procesos de trabajo. Como paso previo a la configuración de un sistema de Administración Electrónica.

En AITECO CONSULTORES las acciones de nuestros proyectos de gestión de procesos y mejora de los circuitos administrativos son realizadas conjuntamente con las personas de la organización. La filosofía subyacente es la transferencia de conocimientos, competencias y tecnología a la organización cliente.

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